In der vergangenen Woche ein Coaching wie viele: mit jemandem ohne echten Überblick über seine Aufgaben. Überall lungerten sie herum, verstreut auf Zetteln, in Akten, in Mails, im Kalender. Genaue Anzahl? Unklar.
Zur Erledigung orientierte sich mein Kandidat an einer Mischung aus Fristen, den Erinnerungen Wartender und seinem eigenen schlechten Gewissen, wenn sich mal wieder etwas eilig gelegen hat. Irrlichter im Nebel. Das Richtige machen: Glücksache.
Dann sprachen wir über die Alternativen, seine vielen vielfältigen Aufgaben im Fluss zu behalten. Über den Idealfall, alle Aufgaben direkt im Kalender einzutragen. Um damit automatisch eine Zeitschätzung vorzunehmen und die erforderliche Zeit zu reservieren. Priorisierung inklusive. Das gibt volle Transparenz, im Kalender jederzeit greifbar.
Mit dem Nachteil, dass diese Lösung überbestimmt ist. Weil es bei den meisten Aufgaben gar nicht nötig ist, den Erledigungszeitpunkt exakt festzulegen. Und wir bei Überraschungen und Verzögerungen umplanen und weiterschieben müssen. Was der Grund ist, warum wir uns auf die Zettel-Mail-im-Kopf-Kalender-Chaoslösung einlassen.
Aber wie machen wir es besser? Ein einfacher Takt hilft uns nicht, weil unsere Aufgaben immer unterschiedlich lange dauern. Manche davon so lange, dass wir nicht mal wissen, wie lange das sein wird. Wie können wir trotzdem alles rechtzeitig erledigen?
Da kommt Lope ins Spiel. In Lope können wir jede Art von Aufgabe notieren. Damit nichts in Vergessenheit gerät. Da schätzen wir den Zeitbedarf zur Erledigung ein. Und die App achtet von sich aus darauf, dass Aufgaben nicht zu lang sind, wir alles schaffen können und alles richtig priorisiert ist, nach Liegezeiten und spätestem Starttermin.
Ein Konzept, das so natürlich ist wie das Ideal und so komfortabel funktioniert, dass inzwischen schon 100.000 Menschen darauf zugreifen. Und mein Coaching-Kandidat von letzter Woche auch. 🙂
