Das ganze Leben besteht aus unerledigten Aufgaben. Ständig will jemand etwas Neues: „Kannst du das noch eben erledigen.“, „Denkst du bitte daran, dies noch zu machen.“ – Schnell ist alles voller Notizen oder die Aufgaben-App sendet permanent Erinnerungen, was noch alles zu erledigen ist. Je mehr offene Aufgaben sich ansammeln, desto größer wird der Stress und am Ende des Tages die Unzufriedenheit, mit dem, was man geschafft – oder besser – was man nicht geschafft hat. Und schlimmstenfalls gehen wir so in den Urlaub: Den Schreibtisch voller unerledigter Aufgaben und den Frust im Gepäck.
Einmal tief durchatmen und seufzen. Sehnsüchtig träumen wir davon, wie wir unsere Aufgaben im Griff haben. Wie sie im Fluss bleiben, wie sie ankommen und wir es schaffen, sie zu erledigen, bevor sie sich in großen Stapeln sammeln. Bevor wir Unmengen Zeit verschwenden, sie zu sortieren, immerzu neu zu priorisieren und hinter ihnen her zu hetzen.
Soll das kein Traum bleiben, dürfen wir bei der Erledigung nicht ins Stocken kommen. Das geht ganz einfach, indem wir darauf achten, immer nur eine einzige Aufgabe am Wickel zu haben. Und keine so groß oder allgemein zu formulieren, dass wir überhaupt nicht wissen, wie wir sie angehen sollen. Besser konzentrieren wir uns nur auf den ersten Schritt und gehen den nächsten erst an, wenn der erste erledigt ist.
Am allerwichtigsten ist aber der Überblick darüber, wie viele Aufgaben wir überhaupt haben und wieviel Arbeit da drinnen steckt. Denn heute das kann vor lauter Sammelei keiner so richtig sagen. Sie sind ja überall, und weil sie auch noch unterschiedlich groß sind und unterschiedlich lang dauern, haben wir überhaupt keine Idee, wie viel wir wirklich zu tun haben. Idealerweise können wir Aufgaben einfach addieren. Das geht am besten mit einer Zeitschätzung, wie lange die Erledigung der Aufgabe jeweils dauern wird.
Erst dann können wir etwas Zielführendes tun: die Aufgaben im Kalender eintragen und damit sicherstellen, dass Zeit für sie reserviert ist. Das hat allerdings den Nachteil, dass, wann immer was dazwischenkommt oder wir zu viel Aufgaben eingeplant haben, die Einträge geschoben werden müssen. Solche Umplanungen sind nervig und auch Verschwendung.
Komfortabler ist es, die Gesamtzeit für alle Aufgaben mit den freien Zeiten im Kalender abzugleichen. Dann sehen wir, wie lange im Voraus wir bereits ausgebucht sind und spüren wir sofort, wann es zu viel wird. Und können frühzeitig die Aufgabenmenge und den Füllgrad im Kalender steuern, so dass beide immer zueinander passen.
Das verknüpft Kalender und Aufgabenliste auf eine angenehm flexible Weise und stellt sicher, dass genügend Zeit für die Aufgabenerledigung zur Verfügung steht. Und dafür, dass wir das nicht manuell machen müssen, gibt es Lope. Damit auch wir mal zufrieden in den Urlaub starten können.
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