Neulich Abend kam mein Freund Uwe bei uns vorbei, um seinen Sohn Keven vom Spielen mit meinen Kindern abzuholen, und er fragte mich: „Na, Ingo, wie geht es dir, hast du genug Arbeit?“ Und ich lachte und sagte: „Mai und Juni waren verrückt, aber jetzt ist Ferienzeit.“ Und er sagte: „Mach dir keine Sorgen, Ingo, die richtige Menge an Arbeit gibt es nicht, es gibt immer nur zu viel oder zu wenig.“ Ich lachte, sagte „Du hast Recht“ und wir verabschiedeten uns.
Ein paar Tage später kaue ich immer noch an seiner Aussage herum. Ist das wirklich wahr? Natürlich ist die Aussage trivial korrekt, denn wie groß ist die mathematische Wahrscheinlichkeit, genau die richtige Menge an Arbeit zu haben, verglichen mit allen Möglichkeiten, nicht die richtige Menge zu haben? Aber ist es wahr, dass „zu wenig“ Arbeit ebenso möglich ist wie „zu viel“ Arbeit, wie die Aussage nahelegt?
Wenn „nicht genug Arbeit“ überhaupt möglich wäre, würden wir Leute sehen, die sich meldeten und sagten „hey, ich habe nichts zu tun“, die mittags nach Hause gingen oder auf natürliche Weise irgendeine Art von lockerer Zeit (Business slang: Slack-Time). verbrächten. Hatte ich jemals jemanden gesehen, der Wissensarbeit verrichtet und eine lockere Zeit verbrachte?
Nein nicht wirklich. Und das gilt auch für mich. Zu der Zeit als ich angefangen habe, nach unseren Lean-Office-Regeln zu arbeiten, verwendete ich immer fünf und zwanzig offene Aufgaben als meine Schwellenwerte, um meine Arbeitszeiten anzupassen. Und obwohl ich mich von Zeit zu Zeit den fünf Aufgaben näherte, kam ich nie darunter, obwohl ich meine obere Schwelle regelmäßig und leicht überschreiten konnte.
Nein, es gibt keine Slack-Zeit, da einige bemerkenswerte Dinge passieren, wenn die Arbeit weniger wird: wir heben zur Abwechslung mal wieder unseren Kopf, schauen uns um, sprechen mit Menschen und nehmen die Millionen von Möglichkeiten, mit anzufassen oder unseren Kollegen zu helfen, bewusst wahr, was uns sofort neue Arbeit verschafft. Gleichzeitig gibt uns unser Unterbewusstsein Aufgaben zurück, die wir in der Phase unterdrückt haben, als wir zu viel zu tun hatten. Um unsere Arbeit so gut wie möglich zu machen und unsere Aufgaben pünktlich zu erledigen, passen wir unseren Detaillierungsgrad und unsere Sorgfalt zudem immer an die zur Verfügung stehende Zeit an. Dies ist ein automatischer und menschlicher Mechanismus, der allgemein als Parkinsons Gesetz bekannt ist. Das bedeutet, dass sich die verbleibende Arbeit ausdehnt. Darüber hinaus lassen wir viele kurze Zeitnischen ungenutzt, weil es sich nicht lohnt, etwas Neues zu beginnen, oder weil wir gerade keine passende kleine Aufgabe zur Hand haben. Dann werfen wir einen schnellen Blick auf das Smartphone oder unsere Mails. Oder wir lassen die Aufgabe schlichtweg auslaufen, bis der nächste Termin beginnt oder der nächste Kunde anruft.
Aus diesen Gründen liegt Uwe praktisch falsch, obwohl er theoretisch recht hat: Zu wenig Arbeit gibt es nicht. Sondern wir haben immer und ausschließlich zu viel zu tun. Punkt. Warum ist diese Einsicht – so trivial wie sie scheint – so wichtig? Weil wir oft Leute treffen, die sagen: „Ich möchte besser organisiert sein, aber bei mir funktioniert es nicht, weil ich immer zu viel Arbeit habe.“ Ab sofort antworten wir: „Ja, ist klar, willkommen im Club!“
Und wir wissen jetzt sogar, wie wir damit umgehen sollen: Wir erkennen, dass es fatal ist zu sagen „ich mache das, sobald ich meinen Tisch sauber habe“ (weil es niemals passieren wird). Ebenso fatal ist es, Dinge auf unsere To-Do-Liste zu setzen, die getan werden müssen, die uns aber in unserer paranoiden Operationalität insgeheim nicht so wichtig sind – Dinge von strategischer, organisatorischer und vor allem kommunikativer Bedeutung. Weil sie dort für immer die rote Laterne des Letzten behalten werden. Das gilt übrigens auch, wenn wir bei solchen Themen in unserem Team herumfragen „wann habt Ihr denn Zeit dafür?“
Es gibt nur einen Weg, um diese Dinge zu erledigen, Slack-Zeit zu garantieren, kontinuierliche Verbesserungen zu erreichen oder sogar regelmäßig miteinander zu kommunizieren: Wir müssen dafür Zeit in unserem Kalender reservieren. Und uns daran halten.
Bild: unsplash, Davide Ragusa
